Jörg Hartmann, BHF Bank AG – Vom Papier zum aktiven, digitalen Vertragsmanagement

Avatar jvadmin | September 11, 2018

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Jörg Hartmann (BHF Bank AG): Vom Papier zum aktiven, digitalen Vertragsmanagement

„Wie viele Verträge haben sie da eigentlich?“ Das ist eine gute Frage. Wir standen vor einer Aktenwand abgehefteter Verträge, und in dem Moment begann uns klar zu werden, dass wir da wohl Handlungsbedarf haben. Wir haben ein EPIS Legal Risk und dieses wunderbare, althergebrachte Paper Based Contract Management war letztlich auch ein operatives Risiko, wo man dann sagte, das funktioniert so nicht mehr.

Wir haben ein Vertragsmanagementsystem eingeführt, um einfach unserer vielen Verträge Herr zu werden. Wir hatten im letzten Jahr über 2.000 aktive Verträge, insgesamt hatten wir mit abgelegten Verträgen über 6.000 Verträge, wir haben 380 User im ganzen Konzern und wir verarbeiten über dieses System 15.000 Rechnungen im Jahr.

Die Vorteile: Als Jurist habe ich einen zentralen Zugriff auf sämtliche Verträge mit allen Anlagen. Ich habe, im System eingebaut, ein automatisches Fristenmanagement und eine Eskalation, wenn sich ein Fristenablauf nähert. Ich habe als Rechtsabteilung einen konzernweiten Überblick über alle Verträge. Das Gute ist, dass man bei einem Vertrag nicht durch Entziffern von Handschriften überlegen muss „wer hat diesen unterschrieben, wer ist zuständig“. Sondern, ich habe eine Eingabemaske mit den Stammdaten eines jeden Vertrages. Ich kann sehen, wer hat die organisatorische Verantwortung, wer ist wirtschaftlich verantwortlich, welche Kostenstelle ist das, und ich habe alles auf einen Blick.
Ein weiterer Vorteil ist, sie können auch für das Management jederzeit ad hoc Reports erstellen, sie können automatisierte Reports erstellen, sie können real time kontrollieren wie es sich mit dem Vertrag verhält.
Der große Vorteil aus rechtlicher Sicht: ich kann Vertragsverbünde bilden. Was wir gelernt haben, ist (das alte Leid), das was Sie rausziehen, ist immer nur so gut wie das was sie eingeben. Das heißt, wir haben schnell gelernt, dass die Erfassung der Verträge zentral erfolgen muss.

Was wichtig ist: der Weg vom Papier zur elektronischen Vertragsakte bedarf Unterstützung des Topmanagements. Sie brauchen den Rückhalt, dass die Leute wirklich anfangen sich vom Papier zu lösen.

Das Ergebnis des Projekts war, dass wir nun alle Verträge und Dokumente elektronisch zentral erfasst haben. Wir haben einen klaren Blick als Rechtsabteilung: Wer ist der Vertragsowner, wer ist der wirtschaftlich Verantwortliche, wenn es Änderungen gibt. Und wir haben eine gute, automatische Fristenüberwachung und ein Reporting: wir können Workflows nachvollziehen, wir können Workflows automatisieren. Daran gekoppelt haben wir zudem eine elektronische Rechnungsbearbeitung nach dem Grundprinzip: keine Zahlung ohne Vertrag.


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